İş ortamında telefon görüşmeleri nasıl yapılır?

Telefonun yanında kâğıt ve kalem bulundurun. Böylece sizi arayan insanlar bunları aramanızı beklemez.

Telefona cevap verirken isminizi ve şirketinizin ismini kullanınız.

Ne kadar meşgul olursanız olun, olumlu bir yaklaşımınız olsun.

Not aldığınızda bunun işle ilgili bir not olduğuna önem veriniz. Arayanın adını, bölümünü, şirketini ve telefon numarasını not ediniz. Kendi adınızı ve mesajın geldiği saati yazınız.

Telefonla konuşurken sigara içmeyin ve bir şeyler yemeyiniz.

İki telefon görüşmesini aynı anda yapmayınız.

Telefonu kaldırır kaldırmaz cevap verin. Bir yandan iş arkadaşınızla konuşup telefondaki kişiyi bekletmeyin.

“Hoşça kalın” demeden telefonu kapatmayınız.

Dinleyin ve karşıdakinin sözünü kesmeyiniz.

Santralin nasıl çalıştığını öğrenin ve hiçbir zaman “sizi bağlamaya çalışacağım” gibi ifadeler kullanmayın. Bu üzücü ve profesyonel olmayan bir tavırdır.

Eğer arayan kişinin adını ve sorununu biliyorsanız, bir başka bölüme bağlamadan önce, bilgileri o departmana verin. Böylece müşteriler şirket içinde bir telefondan ötekine transfer edilirken “Size nasıl yardımcı olabilirim” sorusunu gereksiz yere